Con el propósito de fortalecer la protección de la información y adaptarse a los nuevos retos tecnológicos, la Universidad Católica de Colombia avanza en la actualización de su Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales.
Esta actualización responde a cambios normativos que han surgido en el país desde la adopción del Acuerdo 002 de 2013 y a la necesidad de incorporar nuevas realidades tecnológicas, como el uso de herramientas de análisis de datos, inteligencia artificial y sistemas automatizados en los procesos institucionales.
Entre los principales ajustes se encuentra la definición más clara del objetivo del manual, que busca establecer criterios institucionales para garantizar la protección de los datos personales que la Universidad recolecta, conserva y utiliza en el desarrollo de sus actividades académicas y administrativas.
La actualización también precisa que la Universidad Católica de Colombia es la responsable del tratamiento de los datos personales de estudiantes, docentes, directivos, personal administrativo, contratistas y demás integrantes de la comunidad universitaria.
Otro de los cambios relevantes es la incorporación de nuevas definiciones relacionadas con el entorno digital, como algoritmos, asistentes virtuales, datos sensibles, sistemas de decisiones automatizadas y transparencia algorítmica. Estas definiciones permiten que la política institucional esté alineada con el marco legal vigente y con los avances tecnológicos actuales.
Asimismo, se especifican con mayor claridad las finalidades para las cuales la Universidad puede utilizar los datos personales, entre ellas el desarrollo de procesos académicos y administrativos, el envío de información institucional, las convocatorias de auxilios económicos, las encuestas de satisfacción, la grabación de sesiones académicas virtuales y el uso de herramientas de análisis de datos e inteligencia artificial en procesos institucionales.
La política también establece el tiempo durante el cual se podrán tratar los datos personales, el cual corresponde al periodo de la relación con la Universidad y al tiempo adicional que determine la ley para fines administrativos, contables, fiscales o históricos.
Dentro de las nuevas disposiciones se incluyen además obligaciones adicionales para la Universidad, especialmente en materia de seguridad de la información y protección de datos cuando se utilicen herramientas de ciencia de datos o inteligencia artificial, garantizando procesos como la anonimización de la información.
La actualización también promueve mayor transparencia en el uso de tecnologías automatizadas. Por ejemplo, cuando la Universidad utilice sistemas algorítmicos o asistentes virtuales (chatbots), deberá informar de manera clara a las personas cuando estén interactuando con un sistema automatizado.
Con estos ajustes, la Universidad busca fortalecer las garantías de privacidad, seguridad y transparencia en el manejo de la información personal de toda su comunidad, en coherencia con la normativa colombiana y con los desafíos del entorno digital actual.